Privacyverklaring Panama

 Panama waardeert uw privacy, veiligheid en vertrouwen. Het is essentieel voor ons in het hele bedrijf. Daarom hecht Panama veel belang aan de bescherming en het respect van uw privacy. Panama komt in contact met verschillende soorten gegevens via verschillende kanalen. Om te voldoen aan de nieuwe GDPR, leggen we hieronder in detail uit wat we doen om uw privacy te beschermen, hoe u er op elk moment bij betrokken bent en welke controles we uitvoeren om aan deze verklaring te voldoen.

 

  1. Terminologie

Deze verklaring is volledig van toepassing op het verzamelen, gebruiken en gebruiken van uw gegevens door de entiteiten die behoren tot Panama.

‘Panama’ is de vennootschap Panama BVBA. Panama is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder BE 0461.175.711 en wettelijk gevestigd te Kapelanielaan 8, 9140 Temse. In de betekenis van de privacyverordening kan Panama in sommige situaties een verwerker zijn en in andere situaties een verantwoordelijke voor de verwerking. In dat laatste geval betekent het dat Panama verantwoordelijk is voor de naleving van de privacyverordening als het gaat om uw persoonsgegevens.

‘Persoonsgegevens’ is een verzamelnaam voor alle informatie op basis waarvan een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, zoals de naam, het adres, de e-mail, het Burgerservicenummer, gegevens over uw loon enzovoort.

‘Privacygevoelige informatie’ omvat informatie zoals medische gegevens, gegevens over iemands geloofsovertuiging, ras, justitieel verleden en seksuele geaardheid.

Het begrip ‘verwerking’ is zo ruim mogelijk gedefinieerd, zodat zo goed als elke bewerking van de persoonsgegevens als een verwerking ervan wordt gezien. Denk aan verzamelen, vastleggen, opslaan, aanpassen, verwerken, raadplegen, gebruiken, verzenden, verspreiden, verwijderen enzovoort.

De ‘verwerker’ is degene die de persoonsgegevens voor een verantwoordelijke verwerkt. De  verwerking van persoonsgegevens ‘in opdracht’ houdt in dat de verwerker niet zelf het doel en de middelen vaststelt om de gegevens te verwerken. De verwerker handelt overeenkomstig de instructies van de verantwoordelijke en diens verantwoordelijkheid. Wanneer de verwerker naast diens opdrachten, opdrachten voor eigen doeleinden uitvoert, is hij voor dat deel van de verwerking medeverantwoordelijk.

De ‘overeenkomst’ van een betrokkene bevat een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting, waarin de betrokkene door middel van een verklaring van ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.

De ‘verantwoordelijke voor de verwerking’ is een natuurlijke of kunstmatige persoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor een verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Met ‘de betrokkene’ wordt in onderstaande aandachtspunten voornamelijk de klant of de gebruiker bedoeld.

 

  1. Welke gegevens verzamelen wij?

De persoonsgegevens die Panama hoofdzakelijk verzamelt, zijn persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte uitvoering van onze diensten. Die omvatten eigenlijk (zonder beperking):

  • Uw naam, geboortedatum en -plaats, kwalificaties en contactgegevens zoals uw adres, e-mail, telefoonnummer, gsm-nummer, faxnummer, functie, voorkeurstaal en alle verdere informatie die u ons heeft gegeven door uw curriculum vitae.
  • Informatie die openbaar is gemaakt, of wanneer u deze op openbare/sociale media hebt bekendgemaakt en daaruit zou blijken dat u de juiste persoon zou zijn voor onze diensten.
  • Wanneer u contact met ons opneemt, slaan we soms dat gesprek op.
  • Wanneer we u in dienst nemen, slaan we vaak feedback en evaluaties op over u en derden met wie u hebt samengewerkt of samenwerkt. Als u feedback geeft aan anderen, slaan we dat vaak ook op.
  • Wij kunnen ook informatie verzamelen over uw gebruik van onze systemen, zoals (zonder enige beperking) uw IP-adres, browser en andere communicatiegegevens en de middelen die u gebruikt. Door deze informatie is het in de toekomst gemakkelijker om onze systemen te gebruiken.
  • Wij slaan ook gegevens op die wij van derden of uit contracten, contactformulieren, betalingsvoorschriften, opdrachten enzovoort ontvangen.
  • Als u een werknemer van Panama bent, houden we onderstaande bij:
  • Uw nationaliteit, een kopie van uw identiteitsbewijs, adres en indien nodig kopieën van documenten die duidelijk maken dat u mag werken op locaties waar u werkzaam zult zijn. (Visum, werkvergunning enzovoort.)
  • Informatie over uw salaris en uw bankrekening, uw rijksregisternummer, uw fiscale eenheid, uw fiscaal nummer, inhoudingen en eventuele randvoorwaarden.
  • Registraties van aan- en afwezigheden, tijd besteed aan taken, opleidingen, promoties, onderzoeken en disciplinaire zaken.
  • Gegevens over personen op uw rekening en uw naasten (gezinsleden en naaste familie).
  • Reisinformatie (reisgegevens, creditcardgegevens, paspoortnummer, gemaakte kosten) voor de onderhandelingen over het regelen en verkrijgen van alle reisgerelateerde zaken (zoals: vliegtickets, reservaties voor huurauto’s, trein en hotel) en de vergoeding van reiskosten.
  • Voor professionele klanten, bezorgers of bedrijven waarmee wij een samenwerking (kunnen) aangaan, bewaren wij naast bovenstaande gegevens ook:
    • Bedrijfsgegevens zoals btw-nummer en bedrijfsnummer.
    • De coördinaten van de contactpersoon van de gerechtelijke entiteit (naam, functie, telefoon) alsook de vennoten en partners in het bedrijf.
  1. Waarom verzamelen we deze gegevens?

Panama verzamelt en verwerkt deze persoonsgegevens om de onderstaande doelstellingen te verwezenlijken. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder dat u dat van tevoren weet. Mochten we dat toch willen doen, dan vragen we uw toestemming.

  1. Om u informatie te geven over de diensten en andere activiteiten van Panama en om beter af te stemmen op uw behoeften en wensen of die van uw bedrijf of organisatie.
  2. Om naar een zakelijke aangelegenheid met u of uw bedrijf of organisatie te leiden.
  3. Om proactief geschikte kandidaten en profielbeschrijvingen voor te stellen en eventueel sollicitatiegesprekken te organiseren.
  4. Om de overeenkomst met ons op een juiste manier af te sluiten en uw verzoeken en vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt. Zo kunnen wij u een digitale factuur of een arbeidsovereenkomst toesturen, op de juiste manier communiceren of een pakket naar het juiste adres sturen.
  5. Om u uit te nodigen voor evenementen, nieuwsbrieven en promo-acties. U kunt zich altijd afmelden voor toekomstige marketingcommunicatie.
  6. Om aan onze gerechtelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.
  7. Bij de start van uw werk bij Panama.
    1. Om de arbeidsovereenkomst na te leven.
    2. Om de andere hr-activiteiten uit te voeren (zoals taakbeheer, aanwezigheids- en afwezigheidsbeheer, opleidingsbeheer en personeelsbeheer, kostenbeheer en de tuchtprocedures).
    3. Om de eerbiediging en naleving van het beleid en de procedures van de stagiair nauwlettend in de gaten houden.
    4. Om incidenten en klachten te onderzoeken en erop te reageren.
  1. Om u de mogelijkheid te geven uw rechten te vervullen en achteraf te kunnen aantonen dat wij aan deze rechten gevolg hebben gegeven.
  2. Wanneer u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten meer wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment, zonder motivatie, uitschrijven. U kunt dit doen door ons een e-mail te sturen of door te klikken op de link van uitschrijving in de publicatiemails.

 

  1. Op basis van welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wanneer u met Panama werkt, is de verwerking van persoonsgegevens voor alle genoemde doeleinden gebaseerd op grondslagen zoals de (pre)contractuele relaties en alle daarmee verbonden juridische verplichtingen. Wanneer we een overeenkomst met u of uw bedrijf of organisatie sluiten of daarover onderhandelen, hebben we bepaalde gegevens van u of de betrokken personen nodig om een passend aanbod te leveren en te onderhandelen en om die overeenkomst goed voor te bereiden en uit te voeren.

Als u niet wilt dat uw persoonsgegevens worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk een dienst aan te gaan of uit te voeren. In het kader van de uitvoering van een overeenkomst tot recruitment en selectie zullen wij de contactgegevens doorgeven aan onze kandidaten (van uw bedrijf of de aangeduide personen) zodat zij kunnen weten tot wie zij zich moeten wenden wanneer zij zich aanbieden of wanneer zij hun job beginnen of uitvoeren.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor andere doeleinden wanneer u daarmee instemt (een ander doeleind). Bijvoorbeeld wanneer u toestemming geeft voor het ontvangen van marketingcommunicatie en nieuws per e-mail.

 

  1. Termijnen
  • Duur van de opslag

Panama bewaart uw persoonlijke gegevens zolang dat nodig is voor de uitvoering van onze doelstellingen en de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

  • Termijn om aan een verzoek te voldoen.

Elke betrokkene heeft het recht om zijn akkoord te wijzigen, om op de hoogte te blijven van de doelstellingen van de verwerking van zijn gegevens, om zijn gegevens aan te passen, om de gegevens over te dragen of te verwijderen of om de gegevens in te zien. Als een werknemer door een betrokkene wordt geconfronteerd met een van de bovengenoemde verzoeken, zullen wij zo spoedig mogelijk aan dit verzoek voldoen. Voorts zal op dit verzoek binnen een termijn van 1 maand worden gereageerd.

 

  1. Gegevens doorgegeven aan een derde

Alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de bovengenoemde doelstellingen zoals de bestaande overeenkomst tussen ons of voor het voldoen aan de gerechtelijke verplichting, kan Panama uw persoonlijke gegevens doorgeven aan een derde partij. Als we dit doen, hebben we een contract met de verwerkers, zodat uw gegevens met vertrouwen en op een veilige manier worden behandeld. Zo zal de verwerker uw gegevens nooit zelf gebruiken en zullen uw gegevens moeten worden verwijderd zodra de verwerker de opdracht heeft voltooid.

  • Aan onze leveranciers.

Wij kunnen bijvoorbeeld een leverancier inschakelen voor het uitvoeren van administratieve en operationele werkzaamheden ten behoeve van de overeenkomst. Tussen de leverancier en Panama wordt altijd een verwerkersovereenkomst gesloten. De leverancier(s) zijn verplicht de contractuele en andere juridische verplichtingen te respecteren die over uw gegevens en uw privacy gaan. Die hebben alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun activiteiten.

  • Aan onze klanten/mogelijke werkgevers.

Wij delen uw gegevens mee aan klanten die jobs/activiteiten aanbieden waarin u geïnteresseerd kan zijn of die uw profiel interessant vinden. Zij zijn verplicht de verplichtingen inzake uw contract en geheimhouding met betrekking tot uw gegevens na te leven, alsook tegenover ons als u.

  • Wij kunnen uw gegevens doorgeven aan de overheid, de politie, toezichthouders of ordehandhavers.

Wanneer Panama op een discretionaire manier gelooft gerechtelijk verplicht te zijn of het recht om te hebben omwille van de voorzichtigheid.

  • Panama zal in geen geval uw gegevens verkopen of verhuren aan bedrijven of personen die niet tot Panama behoren.

 

  1. Bescherming van uw gegevens

De persoonlijke gegevens moeten worden beschermd tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging. Panama verzekert een vertrouwelijke verwerking van de persoonsgegevens. De medewerker verzekert dat de gegevens waarmee hij in contact komt op een veilige manier worden opgeslagen en verwerkt. De medewerkers doen dit door middel van fysieke, administratieve en technologische maatregelen:

  • Beveiligde opslag van informatie.

Alle persoonlijke gegevens worden beheerd door Panama. Deze gegevens kunnen worden overgedragen binnen de entiteiten van Panama. Binnen Panama zijn de gegevens alleen toegankelijk voor de verantwoordelijke personen die toegang moeten hebben om hun taken uit te voeren.

De medewerkers zorgen ervoor dat de gegevens op een veilige manier worden opgeslagen. Wanneer de medewerker gegevens verkrijgt, worden ze opgeslagen op Nomadesk, dat beveiligd is met een wachtwoord.  Wij kunnen echter niet garanderen dat er ooit een ongeoorloofde toegang kan plaatsvinden.

  • Cookies en SSL-certificaat.

Panama verzamelt gegevens wanneer u een website van Panama bezoekt of op een e-mail klikt. Dat gebeurt door middel van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch op uw webpagina op de computer van u als bezoeker worden geplaatst.

Voor meer informatie over het gebruik van cookies kunt u het cookiebeleid lezen.

U kunt de cookies uitzetten via de instellingen van uw webbrowser, maar het is mogelijk dat de website daardoor niet meer correct werkt. Onze website is ook beveiligd met een SSL-certificaat. Zo is de website beschermd tegen piraten die gevoelige informatie willen verzamelen.

  • Controlelijst.

Elk kwartaal neemt de verantwoordelijke met elke medewerker een checklist door. Op deze manier wordt regelmatig bekeken of de genomen maatregelen nog steeds voldoen aan de eisen van de GDPR.

  1. Uw rechten? 

GDPR heeft als doel de burgers controle te geven over hun persoonlijke gegevens en bevat daarom een aantal verplichtingen gericht op de bescherming van de rechten van het individu.

  • Goedkeuring.

U hebt het recht om toestemming te geven voor de verwerking en overdracht van uw gegevens. U hebt ook het recht die goedkeuring in te trekken.

  • Informatie.

U hebt het recht geïnformeerd te worden over de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verzameld en verwerkt en wie toegang heeft tot uw gegevens.

  • Toegang en rectificatie.

U hebt het recht te weten welke persoonlijke informatie is geregistreerd en om die aan te passen of aan te vullen wanneer bepaalde gegevens onjuist zijn.

  • Het recht om vergeten te worden.

U hebt het recht ons te vragen de verwerking van uw gegevens te stoppen (of te beperken) of de gegevens geheel of gedeeltelijk te verwijderen.

  • Recht van bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Panama.

  • Overdraagbaarheid van gegevens.

U hebt het recht om de verwerkte en opgeslagen gegevens in een draagbaar en leesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

Panama, die uw gegevens verzamelt, is verantwoordelijk voor deze gegevens. Panama zal u waarschuwen als de bescherming van deze gegevens niet wordt gerespecteerd of in geval van verlies.

Als u zich zorgen maakt over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u in de eerste plaats contact opnemen met Panama. Ten tweede kunt u een beroep doen op de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel 02 274 48 00 of commissie@privacycommission.be

Om deze rechten uit te oefenen, moet u een duidelijk verzoek richten aan Panama, waarin duidelijk wordt vermeld wat u wilt weten, corrigeren of verwijderen. Dit verzoek moet worden ondertekend en gedateerd en moet een kopie van uw identiteitskaart bevatten. Als u wilt dat wij de gegevens verwijderen, moet u dat ook specifiek motiveren. Panama kan u helaas niet helpen bij de uitoefening van uw rechten ten aanzien van de persoonsgegevens waarvoor Panama niet verantwoordelijk is. Wanneer u aan alle voorwaarden hebt voldaan, zal Panama zo snel mogelijk aan uw verzoek voldoen en hierover contact met u opnemen.

Hebt u nog vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of wilt u meer informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens beschermen? Stuur dan een e-mail naar info@panamagroup.be.

Om diverse redenen kan Panama deze Privacyverklaring verbeteren, aanvullen of wijzigen. De meest actuele versie is altijd te raadplegen op onze websites.

(Versie 28 mei 2018)

We use cookies

More info